職場數位力

前言

根據蓋洛普調查,在 COVID-19 疫情影響下,全球多數產業受到衝擊,有五成左右的工作表示自己的工作內容與方式被迫改變、收入減少或者暫停工作慘受重創。在世界經濟論壇的一份報告中,84% 的雇主計畫擴大遠端工作。數位化革命意味著許多人的職業面臨轉變。
而LinkedIn在2021的觀察報告也說明,美國提供遠距辦公的職缺數量成長了4.5倍,相較於過去,開缺速度、人力需求成長最多的工作包含電商專業人才、數位行銷專員、線上教師、網路工程師、數據分析師、AI專家等等,這些工作都是在遠端可以完成。這些新的機會意謂著,不論是組織、領導者、職員與求職者都須要面對「數位轉型」,「數位力」成為職場必備技能。
在The World Economic Forum (WEF)〈 The Future of Jobs〉 報告更是明確指出,邁向未來工作的十大關鍵技能,其中不論是「能力」面、「基本技能」面、「跨領域」技能面,都提到了資訊媒體的軟體力素養或能力相當重要。
大多我們所談的職場數位力,簡單來分,可以分成三個部分,分別是:表達力、硬實力與合作力。「表達力」常指的是透過文書處理、簡報傳達以及影音創作等數位力,將你的所知所學所用精準的傳達出去。而「硬實力」主要是指蒐集、管理資訊、自我進修以及加強資訊防護的數位能力。再來,「合作力」指的是你能否運用數位相關的工具與資源,在職場能與他人順利順暢的溝通,可以運用哪些雲端工具遠端協作、促進我們的專案管理力,並且透過網路社群增加我們的行銷力。

一、表達力

職場上,不管是主管、客戶、同儕、部屬的時間都很寶貴,在這個有才學不一定就能成功的時代,想要讓自己脫穎而出,就必須具備表情達意的能力,才能和別人做有效的溝通。大多在職場上,能夠幫助你表情達意的數位力,可以從文書處理、簡報傳達、影音創作等應用。

1-1、文書處理力來說
不管是製作表單、文書往返、整理資料、預算進度管制、庫存管理等業務,都需要利用文書處理軟體,因此基本文書處理是職場不可或缺的能力,不論是職場新鮮人或已在職場上奮鬥的上班族,如何提升自己的文書處理技能,是職場重要課題之一。
說到文書處理,最常用的是微軟Office中的 WORD與EXCEL。不知道你有沒有發覺,在辦公室裡,常替主管或是其他人解決電腦文書軟體問題的同事,會更加有存在感。
但如果想把這些軟體中的每項功能都摸熟,需要花費的時間將會非常久,而且裡面大概有一半是你一輩子都用不到的設計。但職場上所需要熟練的功能若不會,反而會影響工作效率。
例如,以微軟的Word來說,常用的字型、段落設定、加入圖片、表格製作是一定要精通的,如果需要編輯長文件,樣式、木錄、圖表目錄更是一定要會的功能。再來,以微軟的Excel來說,這是大家日常辦公很熟悉,但也是很害怕使用的工具,因為許多人連最簡單基本的輸入資料都無法掌握。明明輸入數字,怎麼會變成日期?辛辛苦苦輸入的文字怎麼會顯示成驚嘆號「!」?超出欄寬的文字,要怎麼往下換行顯示呢?如果你有這些困擾,請老老實實學習地「儲存格基本格式」與「自訂格式」。
還有人常以Word方式及觀念來操作Excel,遇到段落、編號縮排及顏色等功能,就想要放棄,如果想要在職場上立足,請務必學會資料剖析、自動換列與手動換列、欄列互換、欄位之間快速插入多行、移除重複資料、貼上運算值、插入圖片附註等功能喔。
再進階一些的話,就必須瞭解資料排序功能,簡單來說,就是將表格中的資料,以數字、日期、中文、或英文的特定的順序排列出來,把相同類型的資料排列在一起,能幫我們快速讓各種數據變得容易檢視。但是當資料量一多,往往不知道該如何找出指定的資料進行分析,只能慢慢搜尋複製貼上,但又容易出錯。想要提升工作效率嗎?一定要卯起來學習Excel常用函數喔!

1-2、簡報傳達力
職場中常常需要利用簡報發表各種訊息,從業務標案、小組會議、月會報告,到教學演講,這時我們就會需要用到與Word及Excel並列辦公室三寶的PowerPoint。大部分的人做簡報時,一方面想著要讓觀眾看到完整的資料,一方面又怕自己忘詞,所以常常把簡報當作Word,拼命放資料。
但既然是「簡」報,就應該要將資料簡潔清楚地呈現,既可以在一瞬間抓住觀眾目光,讓他們知道重點,又可以讓他們期待你的說明,而不是用眼睛快速看完內容。
所以製作圖解化簡報是一定要努力的數位力。在職場中,簡報非常重要。無論是向客戶提案,或是公司內部開會時,也都會用簡報來報告,而簡報不只是設計與製作。簡報的表達與說服也非常重要,如何分析聽眾的需求,如何設計吸睛的投影片,如何增加說服力,都是鍛練溝通簡報力的重要關鍵。

1-3、影音創作力
在現代的生活裡,影音是無所不在的,不管是高成本的電影,傳統的電視劇、綜藝節目、新聞、廣告,跟著網路興起的微電影、劇情式廣告、網紅自媒體行銷,以及遠距教學、MOOCs網路課程,真真實實地充滿在我們的生活之中。臉書創辦人Mark Zuckerberg表示,在2018年後有90%的內容行銷將會來自於影音行銷,而根據統計資料顯示人們在觀看影片之後會增加1.6倍的購物慾。Cisco 則認為在 2019後,線上影片將佔所有網際網路用途的 72%以上。TED演講影片更被稱為是「網路上的哈佛」。
影音製作的工具越來越容易取得,從三歲到八十歲,只要你有手機,只要你會按下錄影鈕,就可以錄製影片作為紀錄、教學、行銷、分享,但要做出更有水準的影片,就必須要懂得企劃構思、撰寫腳本、前製準備、運鏡錄製再進行後製。不管是哪種類型的影片,都要經過企劃、腳本、前製、拍攝、後製五個階段。建議平常就可以多上網自學各類的自製影音技巧,累積個人型的影音製作力。

二、硬實力

在這個訊息氾濫的數位時代,掌握固定不變的知識已經不像過去那麼重要,不管是在求學、生活或職場上,能夠迅速、準確地從大量訊息中整理出有效的資訊,變成知識,並做出好的決策,才是我們必須掌握的。但是,從實體的書籍報章雜誌,到虛擬的多媒體數位內容,資料的內容不只是又深又廣,還常常各家說法不同,資料蒐集時有甚麼良好的策略與方法呢?如果想在專業上不斷地進步,除了透過工作熟練度增加,或由公司安排教育訓練,該如何提升自學能力?又有哪些線上資源可以提供幫助呢?另外,既然是來到了滿滿數位資料的世界,該如何保障資訊安全呢?

2-1、資料蒐整力
首先帶大家了解「資料蒐整力」,通常數位類型的資訊,最方便的就是利用網路搜尋引擎輸入正確的關鍵字,搜尋結果可能會連到網頁、圖像、影片、資訊圖表、文章、研究論文或其他類型的檔案。但為了增加精準度,我們可以使用許多技巧,例如:增加關鍵字、加上雙引號準確搜索、使用減號排除關鍵字、加上星號替代忘記的關鍵字,如果輸入「site:網站網址 + 查詢關鍵字」,還可以搜尋特定網站內容資訊。
另外如果你搜尋的資料不是純粹作為個人私底下使用,就要注意智慧財產權的問題。在Google中可以利用「進階搜尋」功能,依照用途選擇「可任意使用或分享」、「可任意使用、分享或修改」、「商業用途」與「創用CC授權」。懂得資料蒐集,也要知道該如何打造個人資料庫,才可以讓你在尋找檔案、資料的時候,更得心應手,也更有效率。

2-2、自我學習力
當企業想要雇用一個員工時,要求的不只是目前有的能力,公司或許可以提供資源幫助你成長,但要是只想等人帶、等人教、等公司安排教育訓練,不如你自己主動找出進修方案,只要是對專業成長有幫助,學到了就是你的。所謂的自學能力是指一個人獨立學習和獲取知識的能力。例如,你可以(1)正確選擇學習目標和制定學習計劃彼得.杜拉克,管理學之父說:「了解自身的長處、知道如何提升長處、明白自己的限制,這些是不斷學習的關鍵。」或是(2)充分利用多樣化學習管道學習的管道有很多種,我們訂好一個目標後,可以利用「正式學習」以及「非正式學習」來獲取學習資源。其中,正式學習指的是經過仔細設計、有完整結構、明確學習目標的學習專案,在實體方面,可以參加學校、公司或者其他單位開設的課程,在數位學習方面,可以參加有開班期程、完課規定、考試作業要求、甚至有線上老師助教輔導的課程。
另外也有同時結合實體面授與數位內容的混成式學習。相較於正式學習,非正式學習指的是未經設計、隨意的、未經規劃、未經教學設計原則所發生的學習。比方說上網找相關的網站自學、到圖書館借閱書籍、上網觀看教學或演講影片、閱讀主題式網站文章等。或是透過社交網絡、實務社群、Wiki、部落格、即時通訊這些數位工具,跟同學、同仁、同好互相學習。
另外在工作現場中,上司和資深人員通過日常的工作,依實際需求,就知識、技能、工作方法等指導下屬與新員工,有不明的地方可以當場詢問、補充、糾正。這些都是學習的方法與管道。

2-3、資訊安全力
我們常在新聞上看到不少公司網站因駭客攻擊,導致客戶資料外洩,有些人或許會想說,我不是這些公司的客戶,這些問題與我無關。但其實資訊安全的問題一直都在,只要你一不小心,就可能把自己或公司的資料
外流了。不同的網站與APP服務最好使用不同的帳號密碼,建議密碼最好超過12個字元、英數與符號混用、不要使用生日身分證手機號碼等個資,這樣就需要花很多時間才能夠破解。
如果能設定指紋辨識及面孔辨識等多重認證的話,更可以提升帳號安全度。電腦請使用正版軟體,建議最好到官方網站下載。智慧型手機或平板APP,也要避免在非官方的應用程式商店下載。軟體與系統是人寫的,難免會有漏洞與疏失。駭客會利用瀏覽器漏洞植入病毒,或透過網路直接攻擊系統與防毒軟體的漏洞。
最後提醒各位,現代的資訊犯罪份子不再需要自己盜取資料,相反地,他可以透過專業駭客、或是跟詐騙竊盜集團購買特定產品及服務。一旦你的資料被竊取,可能會透過地下交易,被買賣到全球,請務必多加防範!

、合作力

對「團隊合作」的數位力來說,大多可以從職場溝通、雲端工具運用、專案管理與社群行銷等四個面向跟大家進行分享。

3-1、職場溝通力
說話打字大家都會,但在職場上,報告、聯絡、討論這三個最講求溝通效率的時機,必須要做到「精準傳達」才能達成你預設的目的。古代的人要溝通,百分之九十九都只能面對面,而現代人可以使用多樣化的工具
,每種方式都有獨特的溝通技巧與注意事項。常用來做為溝通用的數位工具包含有單純文字加上圖片的電子郵件、以文字為主可以輔助語音或視訊的即時通訊工具像是Line、Skype、微信,以及因為疫情而異軍突起的視訊會議軟體,例如Google Meet、Microsoft Teams、Cisco Webex等等。以目前最重要的團隊合作面向的職場溝通數位力來說,這三類一定要好好學習它的溝通運用重點與重要性。
1.電子郵件
如何書寫一封正式的商務電子郵件需要花一整節課的時間來介紹,這邊先簡單提示大家幾個重點。
(1) 寄件人與收件人:都需要使用正式的名稱,例如:數位中心_張淑萍主任。
(2) 信件主旨:必須簡潔有重點,可以在最短的時間內讓收信人知道信件內容概要,以便權衡郵件的輕重緩急,日後找尋起來也比較容易。
(3) 稱呼收件人:郵件的開頭要先稱呼收件人。如果對方有職務,應該按職務尊稱對方,再加上問候語「你好」或者「您好」。
(4) 內文:進入內文應該先說明寫信的目的,再分段逐一陳述內容。如果內容比較多,建議可以加上小標題與重點字,可以有助於理解訊息,有必要的話也可以加入圖片。
(5) 附加檔案:如果有附加檔案必須在文中說明,以免讓人懷疑是病毒而不敢開啟。
2.即時通訊工具
即時通訊工具種類繁多也各有特色。在亞洲地區,LINE與微信特別風行,除了傳送訊息之外,還提供新聞、影音、遊戲、購物、行動支付等附加服務。再來則是Facebook Messenger,除了私人通訊,主要是作為社群平台Facebook延伸的訊息服務,讓每個在Facebook設有粉絲專頁的小型商店經營者們,透過這個訊息服務來與顧客溝通。除了一對一溝通互動,也可多研究這些通訊工具中記事本、檔案分享、群組、相簿、保密、追蹤設定等功能,可以做為團隊合作的好幫手。
3.視訊會議工具
羅素(Ross)的研究顯示,面對面溝通的過程中,語言訊息有35%的影響,而非語言訊息(包括肢體動作、面部表情、音量大小、聲音特性、說話速度等)則占了65%的比重。因此,越是重要的視訊會議,請比照面對面會議進行準備,雖然與會人士不在身邊,但適度地掌握非語言訊息的傳達力,能提高會議成功的機率。當然,熟練會議工具中的螢幕分享、檔案傳送、打字、筆畫、分組等功能絕對是必須的喲!
以上三類溝通工具,也請大家要多研究,如何用適當的語句,充分傳達應有資訊,確保對方獲取到該有的資訊量,你的溝通才會是有效的。

3-2、雲端工具力
只要有筆記型電腦、手機和無線網路,大多數的專業人士都可以在任何地方工作,例如,Google內建許多強大的功能強大的工具,其中的「文件」、「試算表」和「簡報」,基本的文書編輯功能都有,不需在電腦上安裝Microsoft Office,只要將Word、Excel 和 PowerPoint製作的檔案拖曳到 Chrome 中,或是在 Gmail、Google 雲端硬碟等程式中執行Office 檔案,就可以直接在線上檢視及編輯。
Google 表單也非常實用,可以用來進行市場研究、新產品調查、活動回饋問卷、課程意見調查、餐廳滿意度調查、會議出席意願表單、旅遊報名表單,還可以設計考卷。蒐集到的資訊和測驗結果將自動傳輸到電子表格上,也可進行簡單的分析。雲端服務的資源越來越多,也越來越強大,因此讓自己保持不斷學習的習慣是非常重要的,才能藉此讓工作與生活中更加便利。
而這些工具最棒的地方在於可以跨平台使用,只要有帳號密碼可上網,不管你現在手邊有的是電腦版的Windows、Mac、Linux,還是手機版的Android或iOS,都可以立即編輯檔案,馬上動手加強雲端工具力吧!

3-3、專案管理力
接著我們來了解一下專案管理的重要性,你可能會想,那是甚麼?跟我有關係嗎?事實上,不管在公司或人生中,你可能已參與過各種大大小小的專案,甚至也領導過好幾次專案。專案的內容包羅萬象,規模大小不一。裝修家裡浴室是個專案,完成一場婚禮是個專案,蓋一棟新廠房,也是一項專案。
根據國際專案管理學會PMI (Project Management Institute)針對「專案」做的簡單定義:專案就是用暫時性的努力,來創造出一項獨特的產品,服務或結果。專案要符合兩個特性,第一是暫時性,沒有明確開始或結束日期的就不是專案。第二是獨特性,如果產品或產出沒有特殊性的也不是專案。為了能完成每一個獨一無二的專案目標,我們必須將管理知識、技術、工具、方法綜合運用到任何一個專案行為上,有許多好用的工具可以幫助我們加強團隊合作,對專案進行的計劃、排程以及控制等種種的活動。
專案管理的三要素是時間、成本與範疇,改變任何一個部分,都會連帶影響其他部分,位於中間的品質也會受到影響。市面上關於專案管理的軟體非常多,還有,各種團隊會議中最常用來捕捉創意的就是腦力激盪法,以往常會利用圖卡、紙張、白板來進行,但在這個便捷的數位時代,常見自己或者與團隊夥伴一起共編雲端筆記、心智圖創意發想、共同分享資訊等。工具種類繁多,建議各位視需求一點一滴加入工作之中,相信能夠有助於提升專案管理的效能喔!

3-4、社群行銷力
隨著高速網路普及與人手多機的時代到來,社群行銷是個人或企業在規劃品牌行銷策略時,不容忽視的市場。
而什麼是社群媒體呢?只要是可以用來創作、分享、交流的網路平台,都可以稱為社群媒體,常見社群媒體有Facebook、Youtube、Instagram、Twitter、podcast及LinkedIn等。
不同社群平台的性質不同,使用的族群也不一樣,銷售時更加容易鎖定目標受眾,透過即時、頻繁、快速更新資訊與互動,提升管理效率,讓企業更容易建立品牌形象。這些特點都是在投入社群行銷之前,必須請大家先下功夫研究的,才能擬定出良好的經營策略。

結語

從表達力、硬實力到合作力,能夠幫助你悠遊職場的數位工具非常多。後續請先分別認識它們的用途,針對自己需要的功能深入研究練習,其他的部分就多準備功能分類良好工具書,有需要的時候再翻開參考,或者利用網路上的資源,像是一些教學的文章或者Youtube的教學影片,也別忘了還有許多豐富的MOOCs線上課程以及政府部門學習平台所開設的課程,這些都是讓你增強數位實力的好選擇喔!

作者:張淑萍教授

現任

致理科技大學多媒體設計系教授兼創新數位教學中心主任
社團法人中華數位學習與科技推展協會理事長
中華開放教育聯盟常務理事、中華資訊素養學會常務理事、GOLF學用接軌聯盟理事

經歷

數位學習產業教學設計暨推動導入講座;數位課程設計與實施、磨課師課程發展、教育部遠距教學課程品質認證輔導暨授課講座
勞動部iCAP職能發展與課程輔導;數位講師培訓輔導暨授課講座
衛生福利部育兒親職網計畫主持
微學棧、大專院校遠距教學課程與線上教學指引網站站長
教育部數位教學知識體系建立計畫、大學深化數位學習推動計畫主持
曾任    資訊工業策進會經理、嘉惠科技資深課程規劃師

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