小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄

晚安,Amanda
我們前陣子正聊起了工作裡所帶領的實習生們。你總是說實習生讓你不省心,需要帶又要教,是額外的負荷,沒有幫上忙。我想和你分享,我和實習生相處之間的不同看法。
我歸納出「協助實習生在企業實習大展身手」、「部門小主管帶領時實習生可以做的三件事」和「進入職場之後的成人學習」三個篇章,並於中間穿插「小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄」 和你分享。

  1. 協助實習生在企業實習大展身手
  • 讓實習生把自己當作正職,把實習生當作正職

2016 年的時候在公司透過聯合招募,從 264 位的潛在名單裡中招募進了 14 位實習生,實習計畫是為期 3 + 3 個月的形式,前面 3 個月是所有錄取的實習生都會共同經歷,而後面 3 個月則是部分時間和工作表現上,彼此都合意的情況下才會延長實習時間。
我記得當時公司的創始合夥人 Y,他在首次全員到齊、實習生第一天上班工作的月會上和大家說到:「只要你沒有把自己當作實習生,把自己當作一位正職,那你就贏過 80 % 的同期夥伴了。」
「把自己當作正職。」這句話是神奇魔法。Amanda,這就是我們要告訴實習生的首要價值觀。
很大部分的實習生會擔心犯錯、做錯事情,不乏實習如此,正職的夥伴也時常表現扭捏和怯懦。在這數位時代、市場環境變動快速的年代,我們在組織裡面所遇到的挑戰,時常沒有辦法以「經驗」來做出合適的決策和提出正確的解決方案,因為大部分都是陌生問題。
既然陌生,就沒有 SOP、沒有辦法給予一定會成功的承諾、無法打包票,必然會有風險和嘗試,反過來說,身為小主管、部門主管的各位,就很考驗承擔風險的能力和判斷。
說遠了,既然如此,當一位實習生把自己當作正職,而我們也將實習生當作正職看待,他總是嘗試著解決問題,那麼這位夥伴正朝著「專業工作者」邁進。

  • 小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄 — 心態篇

(1). 成為實習生,你是不是有先把雜事做好?
(2). 把自己當作正職。
(3). 把「答應」視為你工作排序的最前面,這就是承諾。
(4). 將「時間安排」,當作一項工作任務。
(5). 忘記頭銜,不要追求企業名牌,專注於可以帶得走的能力。
(6). 設定目標:以成為正職或拿到推薦信為具體目標。
(7). 不要「討好」上司。
(8). 保持聯繫。

把自己當做正職|Photo by John Unwin on Unsplash
  1. 部門小主管帶領實習生可以做的三件事
  • 建立主動回報和定期回饋機制

有時候實習生的表現不佳,很有可能來自於 … Amanda 你的指示並不明確。這段落我想一方面寫給正在企業裡面擔任小主管的各位,一方面準備進入實習或正在實習的夥伴,也可以嘗試著從我提到的觀點中,試著揣摩組織運作的規則。
身為小主管,你的決定很多時候不是你的決定,於是在老闆和實習生中間,你可以做這三件事情,用於溝通之間的風險預防。
O 釐清為什麼做和交付物
O 建立主動回報和定期回饋機制
O 協助實習生運用他的專業

  • 釐清需求,確定工作流程。別急著埋頭苦幹產出沒人要的檔案。

首先小主管你自己接到任務的時候,一定要先釐清「為什麼做」和做完之後要提交的「交付物(或指標)」是哪些。通常我在任務展開之前,我會做這三步驟,:
(1). 釐清 — 做,能做好。
首先從任務本身找出主要關鍵。這步驟最重要的事情是提問,我們為什麼要執行這項任務、要在多久的時限之內完成、老闆本身對於任務本身有沒有想像,快速整理之後,進到下一個階段。
(2). 執行 — 交,能準時。
在執行面一定要考慮三要素,時限、交付物(或指標)和誰去做。在專案管理之中常有人提到一句話方便記憶 ” Who do what by when “,接著把資源和人力盤點之後,就可以進入執行階段。
(3). 檢核 — 錯,來得及改。
多數人都會記得最後去檢查最後產出的「成果 / 成效」,我會建議你在專案進行到一半的時候,需要設立一個查核點,作為「風險控管」的指標。也就是說如果延宕 3 天、如果預算不如預期 20%、如果 …  那麼你可以啟動 Plan B 或是提出支援需求。

在上述中的檢核,要倚靠「建立主動回報和定期回饋機制」,有些企業裡面有晨會、週會的習慣,實習生則有可能一週進公司 2 天或是雲端工作,下一次看到實習夥伴又是一週了(也不見得能配合上週會),於是我們可以在既定的工作時間裡,約定你和實習生「彼此」的回報機制。

他可以是以天為計或以事件為計。比如實習生他將協助你一起策劃一場記者會,在專案中「場地確認」就是一個事件、「現場輸出物料」也是一個事件,這些都可以當作即時回報的檢核點。千萬別等到了一週之後,才做一次確認,很多事情會讓你驚嚇。

定期回饋機制,關鍵是要從中協助實習生取得 Key Learning,通常我會搭配學習循環圈:Fact、Find、Feeling、Future 來引導實習夥伴,說出在專案之中看見什麼、發現什麼、感覺怎麼樣,以後可以如何運用在工作或生活上。

記得,別只在「出錯」的時候回饋。要在做對了、超出預期、犯錯了,都是很值得學習的時機,「對的」我們要找到如何保持和複製下一次成功;「錯的」我們要找到調整和避免的方法。而當你們有了定期回饋的對話時,你逐漸就會發現實習夥伴的專業在哪、思考邏輯是如何,這時候第三點「協助實習生運用他的專業」就能派上用場。
Amanda 當我們一起協助實習夥伴獲得成就感和擁有好的工作表現時,也同時能夠協助到我們的工作任務。

  • 小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄—實踐篇

(1). 追求你在實習期間的「職場代表作」。
(2). 主動爭取工作任務,別只是等待別人交辦你做事。
(3). 釐清需求,確定工作流程。別急著埋頭苦幹產出沒人要的檔案。
(4). 帶著答案進會議室,讓主管選,不要讓他幫你想。實習,是實踐過去所學,帶方案去找主管,驗證你的作法。
(5). 理論和成功案例都很美好,始終問自己「It’s good idea, but How ?」
(6). 犯錯和實力評價,不總是成正比。你不應該怕犯錯。

進入職場之後的成人學習|Photo by Ian Schneider on Unsplash
  1. 進入職場之後的成人學習
  • 「火花」就是在這被交付重要任務時,被點燃的!

談談成人學習。我這裡說的是離開了學校教育體制之後的學習工作,是的,我也將學習稱之為工作。
在加入一間公司的時候,有許多的職場前輩建議:「不要說自己來學習的。」因為真的太奇怪了啦。其實啊,這中間有兩個關鍵:

  • 不會有人告訴你必修和選修課表,從今天開始要自己安排。
  • 不會有人替你出功課,督促你繳交作業。你得自己給自己功課、每天做。

Amanda,而我們能做的事情是給予「一個表現的機會」。因為有目標,就有動機去主動學習和練習。我想到去年的時候,有位夥伴 Sunny 他在事隔兩年才告訴我,她真的很感謝當時接下了任務,並且感動於我另一位同事是如此支持。
兩年前有一場在學校的 2 小時演講,主題是「社群經營」,當時 Sunny 是主要執行、負責的人,當然由她來和同學們分享,是最好不過的事。於是阿,公司主管便把這項演講的任務,交付給 Sunny 由她來準備、擔任當天的講師。
「火花」就是在這時候被點燃的,過去 Sunny 只有「執行」的經驗,還沒有歸納總結她是怎麼做、做什麼,更別說怎麼教了。於是 Sunny 開始主動學習「如何演講」、練習「演講的技巧」和整場 120 分鐘的架構、編排講座中的小練習(做中學)、準備中間的笑點 … 而這一切,僅僅只是因為,由主管給予的舞台和機會。
當天的講座非常成功,可我更開心於 Sunny 獨自完成了這項任務。她已經知道了該怎麼為自己安排課表、出一份屬於自己的功課了。Amanda 我們接下來也可以盤點自己的工作項目,有哪些是我們在「容錯率」可以掌握的情況下,全權交付給實習生們去執行,並全然的信任。
如同 Sunny 獨立執行的演講一般,他們會表現的讓你超出預期。

  • 小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄—學習篇

(1). 把「挨罵」視為你負責任的一環。
(2). 不只問怎麼做,多問為什麼。比起埋頭苦幹,應該要去探索、知道決策的脈絡。
(3). 建立自己的學習循環:學習、發現與歸納、實際運用、修正,找出職涯學習地圖。
(4). 借用別人的資源和能力,成為一位專案管理的專家。(什麼叫做資源:人、錢、時間)
(5). 從日常工作中歸納總結:實習的 Key Learning
(6). 主動尋求反饋

實習根本不是你想得那樣‪!|Photo by 青 晨 on Unsplash

Amanda 歡迎妳在下一次遇到挑戰的時候,我們在一塊兒聊聊。我認為很多好的點子,都是從交換彼此所遇到的挑戰和建議開始發生的。

就先約翰啦,晚安。

作者:張智鈞

專業背景:

張智鈞曾擔任創業社群媒體 Meet 創業小聚社群經理,主要負責社群關係拓展與商業開發工作。任內專責企劃創業小聚主題月會及 2020 年全新產品《創業新聲帶》 Podcast 節目負責人與主持訪談。

2016 年至 2019 年擔任企業溝通諮詢公司寶渥的營運經理兼核心講師,主要負責營運管理和商業開發、市場拓展工作,並從無到有制定簡報訂製服務的工作流程與開發重要客戶。在寶渥初期負責台灣最大職場溝通社群 BFA 簡報品牌的行銷與營運管理。

張智鈞一直專注於商業開發以及教育訓練兩大領域,他為知名上市公司與中小型獨資企業提供溝通顧問服務,以他對溝通勸服和商業拓展的獨到洞察與豐富經驗,幫助客戶發展適合的溝通策略,其服務的客戶包括台灣麥當勞、日商 JTI 傑太日煙、YAMAHA、NIKE、hTC VIVE、遊戲橘子、廣達電腦、和碩科技、台灣英飛凌科技、國泰世華銀行、富邦集團、中國信託、台灣大哥大、家樂福、星巴克、eBay 上海、寶島鐘錶、三商美邦等知名企業品牌。

張智鈞目前有 Medium 部落格及 Podcast 頻道《 Uncles’ Radio上班阿叔》,他仍在《遠見》、《30 雜誌》 1 小時學會高校簡報力專刊(紙本)、《今周刊》 TED Talk 打動人心特刊 (紙本)和 Cheers 快樂工作人雜誌上有專訪與文章,主要撰寫為商業開發和職場洞察相關的文章。

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