晚安，Amanda
我們前陣子正聊起了工作裡所帶領的實習生們。你總是說實習生讓你不省心，需要帶又要教，是額外的負荷，沒有幫上忙。我想和你分享，我和實習生相處之間的不同看法。
我歸納出「協助實習生在企業實習大展身手」、「部門小主管帶領時實習生可以做的三件事」和「進入職場之後的成人學習」三個篇章，並於中間穿插「小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄」 和你分享。
- 協助實習生在企業實習大展身手
- 讓實習生把自己當作正職，把實習生當作正職
2016 年的時候在公司透過聯合招募，從 264 位的潛在名單裡中招募進了 14 位實習生，實習計畫是為期 3 + 3 個月的形式，前面 3 個月是所有錄取的實習生都會共同經歷，而後面 3 個月則是部分時間和工作表現上，彼此都合意的情況下才會延長實習時間。
我記得當時公司的創始合夥人 Y，他在首次全員到齊、實習生第一天上班工作的月會上和大家說到：「只要你沒有把自己當作實習生，把自己當作一位正職，那你就贏過 80 % 的同期夥伴了。」
「把自己當作正職。」這句話是神奇魔法。Amanda，這就是我們要告訴實習生的首要價值觀。
很大部分的實習生會擔心犯錯、做錯事情，不乏實習如此，正職的夥伴也時常表現扭捏和怯懦。在這數位時代、市場環境變動快速的年代，我們在組織裡面所遇到的挑戰，時常沒有辦法以「經驗」來做出合適的決策和提出正確的解決方案，因為大部分都是陌生問題。
既然陌生，就沒有 SOP、沒有辦法給予一定會成功的承諾、無法打包票，必然會有風險和嘗試，反過來說，身為小主管、部門主管的各位，就很考驗承擔風險的能力和判斷。
說遠了，既然如此，當一位實習生把自己當作正職，而我們也將實習生當作正職看待，他總是嘗試著解決問題，那麼這位夥伴正朝著「專業工作者」邁進。
- 小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄 — 心態篇
(1). 成為實習生，你是不是有先把雜事做好？
(2). 把自己當作正職。
(3). 把「答應」視為你工作排序的最前面，這就是承諾。
(4). 將「時間安排」，當作一項工作任務。
(5). 忘記頭銜，不要追求企業名牌，專注於可以帶得走的能力。
(6). 設定目標：以成為正職或拿到推薦信為具體目標。
(7). 不要「討好」上司。
(8). 保持聯繫。
- 部門小主管帶領實習生可以做的三件事
- 建立主動回報和定期回饋機制
有時候實習生的表現不佳，很有可能來自於 … Amanda 你的指示並不明確。這段落我想一方面寫給正在企業裡面擔任小主管的各位，一方面準備進入實習或正在實習的夥伴，也可以嘗試著從我提到的觀點中，試著揣摩組織運作的規則。
身為小主管，你的決定很多時候不是你的決定，於是在老闆和實習生中間，你可以做這三件事情，用於溝通之間的風險預防。
O 釐清為什麼做和交付物
O 建立主動回報和定期回饋機制
O 協助實習生運用他的專業
- 釐清需求，確定工作流程。別急著埋頭苦幹產出沒人要的檔案。
首先小主管你自己接到任務的時候，一定要先釐清「為什麼做」和做完之後要提交的「交付物（或指標）」是哪些。通常我在任務展開之前，我會做這三步驟，：
(1). 釐清 — 做，能做好。
首先從任務本身找出主要關鍵。這步驟最重要的事情是提問，我們為什麼要執行這項任務、要在多久的時限之內完成、老闆本身對於任務本身有沒有想像，快速整理之後，進到下一個階段。
(2). 執行 — 交，能準時。
在執行面一定要考慮三要素，時限、交付物（或指標）和誰去做。在專案管理之中常有人提到一句話方便記憶 ” Who do what by when “，接著把資源和人力盤點之後，就可以進入執行階段。
(3). 檢核 — 錯，來得及改。
多數人都會記得最後去檢查最後產出的「成果 / 成效」，我會建議你在專案進行到一半的時候，需要設立一個查核點，作為「風險控管」的指標。也就是說如果延宕 3 天、如果預算不如預期 20%、如果 … 那麼你可以啟動 Plan B 或是提出支援需求。
在上述中的檢核，要倚靠「建立主動回報和定期回饋機制」，有些企業裡面有晨會、週會的習慣，實習生則有可能一週進公司 2 天或是雲端工作，下一次看到實習夥伴又是一週了（也不見得能配合上週會），於是我們可以在既定的工作時間裡，約定你和實習生「彼此」的回報機制。
他可以是以天為計或以事件為計。比如實習生他將協助你一起策劃一場記者會，在專案中「場地確認」就是一個事件、「現場輸出物料」也是一個事件，這些都可以當作即時回報的檢核點。千萬別等到了一週之後，才做一次確認，很多事情會讓你驚嚇。
定期回饋機制，關鍵是要從中協助實習生取得 Key Learning，通常我會搭配學習循環圈：Fact、Find、Feeling、Future 來引導實習夥伴，說出在專案之中看見什麼、發現什麼、感覺怎麼樣，以後可以如何運用在工作或生活上。
記得，別只在「出錯」的時候回饋。要在做對了、超出預期、犯錯了，都是很值得學習的時機，「對的」我們要找到如何保持和複製下一次成功；「錯的」我們要找到調整和避免的方法。而當你們有了定期回饋的對話時，你逐漸就會發現實習夥伴的專業在哪、思考邏輯是如何，這時候第三點「協助實習生運用他的專業」就能派上用場。
Amanda 當我們一起協助實習夥伴獲得成就感和擁有好的工作表現時，也同時能夠協助到我們的工作任務。
- 小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄—實踐篇
(1). 追求你在實習期間的「職場代表作」。
(2). 主動爭取工作任務，別只是等待別人交辦你做事。
(3). 釐清需求，確定工作流程。別急著埋頭苦幹產出沒人要的檔案。
(4). 帶著答案進會議室，讓主管選，不要讓他幫你想。實習，是實踐過去所學，帶方案去找主管，驗證你的作法。
(5). 理論和成功案例都很美好，始終問自己「It’s good idea, but How ?」
(6). 犯錯和實力評價，不總是成正比。你不應該怕犯錯。
- 進入職場之後的成人學習
- 「火花」就是在這被交付重要任務時，被點燃的！
談談成人學習。我這裡說的是離開了學校教育體制之後的學習工作，是的，我也將學習稱之為工作。
在加入一間公司的時候，有許多的職場前輩建議：「不要說自己來學習的。」因為真的太奇怪了啦。其實啊，這中間有兩個關鍵：
- 不會有人告訴你必修和選修課表，從今天開始要自己安排。
- 不會有人替你出功課，督促你繳交作業。你得自己給自己功課、每天做。
Amanda，而我們能做的事情是給予「一個表現的機會」。因為有目標，就有動機去主動學習和練習。我想到去年的時候，有位夥伴 Sunny 他在事隔兩年才告訴我，她真的很感謝當時接下了任務，並且感動於我另一位同事是如此支持。
兩年前有一場在學校的 2 小時演講，主題是「社群經營」，當時 Sunny 是主要執行、負責的人，當然由她來和同學們分享，是最好不過的事。於是阿，公司主管便把這項演講的任務，交付給 Sunny 由她來準備、擔任當天的講師。
「火花」就是在這時候被點燃的，過去 Sunny 只有「執行」的經驗，還沒有歸納總結她是怎麼做、做什麼，更別說怎麼教了。於是 Sunny 開始主動學習「如何演講」、練習「演講的技巧」和整場 120 分鐘的架構、編排講座中的小練習（做中學）、準備中間的笑點 … 而這一切，僅僅只是因為，由主管給予的舞台和機會。
當天的講座非常成功，可我更開心於 Sunny 獨自完成了這項任務。她已經知道了該怎麼為自己安排課表、出一份屬於自己的功課了。Amanda 我們接下來也可以盤點自己的工作項目，有哪些是我們在「容錯率」可以掌握的情況下，全權交付給實習生們去執行，並全然的信任。
如同 Sunny 獨立執行的演講一般，他們會表現的讓你超出預期。
- 小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄—學習篇
(1). 把「挨罵」視為你負責任的一環。
(2). 不只問怎麼做，多問為什麼。比起埋頭苦幹，應該要去探索、知道決策的脈絡。
(3). 建立自己的學習循環：學習、發現與歸納、實際運用、修正，找出職涯學習地圖。
(4). 借用別人的資源和能力，成為一位專案管理的專家。（什麼叫做資源：人、錢、時間）
(5). 從日常工作中歸納總結：實習的 Key Learning
(6). 主動尋求反饋
Amanda 歡迎妳在下一次遇到挑戰的時候，我們在一塊兒聊聊。我認為很多好的點子，都是從交換彼此所遇到的挑戰和建議開始發生的。
就先約翰啦，晚安。
作者：張智鈞
專業背景：
張智鈞曾擔任創業社群媒體 Meet 創業小聚社群經理，主要負責社群關係拓展與商業開發工作。任內專責企劃創業小聚主題月會及 2020 年全新產品《創業新聲帶》 Podcast 節目負責人與主持訪談。
2016 年至 2019 年擔任企業溝通諮詢公司寶渥的營運經理兼核心講師，主要負責營運管理和商業開發、市場拓展工作，並從無到有制定簡報訂製服務的工作流程與開發重要客戶。在寶渥初期負責台灣最大職場溝通社群 BFA 簡報品牌的行銷與營運管理。
張智鈞一直專注於商業開發以及教育訓練兩大領域，他為知名上市公司與中小型獨資企業提供溝通顧問服務，以他對溝通勸服和商業拓展的獨到洞察與豐富經驗，幫助客戶發展適合的溝通策略，其服務的客戶包括台灣麥當勞、日商 JTI 傑太日煙、YAMAHA、NIKE、hTC VIVE、遊戲橘子、廣達電腦、和碩科技、台灣英飛凌科技、國泰世華銀行、富邦集團、中國信託、台灣大哥大、家樂福、星巴克、eBay 上海、寶島鐘錶、三商美邦等知名企業品牌。
張智鈞目前有 Medium 部落格及 Podcast 頻道《 Uncles’ Radio上班阿叔》，他仍在《遠見》、《30 雜誌》 1 小時學會高校簡報力專刊（紙本）、《今周刊》 TED Talk 打動人心特刊 （紙本）和 Cheers 快樂工作人雜誌上有專訪與文章，主要撰寫為商業開發和職場洞察相關的文章。